《杜拉克談高效能的 5 個習慣》讀後心得 : 高效管理者必看經典

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》 是管理學之父彼得·杜拉克的一本經典管理學著作，書中提出了五個提升管理者效能的關鍵習慣。這篇文章將帶你深入了解《杜拉克談高效能的 5 個習慣》這本書的核心概念，並分析它如何幫助管理者提升工作效率與決策能力。

 

這本書在談什麼呢 ？ 從中英文書名《杜拉克談高效能的 5 個習慣》「 The Effective Executive：The Definitive Guide to Getting the Right Things Done 」就核心指出：成為一位高效管理者要做到5個習慣

 

習慣一 ： 了解你的時間

習慣二 ： 問『我可以有什麼貢獻 ？』

習慣三 ： 善用人之所長

習慣四 ： 先做最重要的事

習慣五 ： 做有效的決策

 

為什麼要從習慣下手，而不是從學習什麼知識或能力開始呢？

管理學大師彼得·杜拉克從他觀察許多許多高效的管理者中發現，高效能管理者通常能夠持續地調整自己的思考方式和行動策略，並將其固化為自身的習慣。

所以高效能的管理者並非天生具備卓越的管理能力，而是通過不斷學習並將所學知識轉化為日常習慣來實現。

因此，本書《杜拉克談高效能的 5 個習慣》的 核心內容聚焦於這五個高效能管理者的習慣。

 

後面我們就一一說明這五個習慣原理與實踐方法．

 

杜拉克談高效能的習慣一：了解你的時間

 

管理者常常以為自己做很多重要的事情，但經過研究顯示，管理者每天平均浪費 40% 以上的時間（如處理無意義的電子郵件、社交媒體、會議、低價值任務）。

所以《杜拉克談高效能的 5 個習慣》這本書首要習慣，就是要高效管理者要確保把時間花費在最有價值的事物上，而不是被瑣事、無效會議和突發事件佔據。因此我們用三個步驟來掌握自己的時間


三步驟來掌握自己的時間

 

步驟 1：記錄時間使用情況

我們先必須持之以恆地紀錄自己的時間安排，如實紀錄就好，不要事後憑印象，因為我們需要了解實際上把時間花在哪裡，而不是我們認為自己花在哪裡。當知道之後才知道該怎麼樣調整

 

步驟 2：審視與刪減不必要的活動

記錄完之後，再來檢視我們的時間使用狀況，刪除浪費時間的活動。

管理者可以問自己哪一些活動可以減少不要？ 哪一些可以委派給他人去做或是自動化？或是有沒有浪費的時間(像是不必要的會議)等等。

 

步驟 ３：把時間進行區塊化

你想想看，如果要撰寫一份報告，你覺得是每天寫個二十分鐘寫七天，還是專心花兩個小時撰寫完的效果比較好，我想應該是後者．

相同的道理，關於許多的會談或是重大的決定，往往需要比較深入的進行討論或思考決策．因此步驟三就是要 想辦法把碎片化時間集中起來，形成整塊的工作時間。

像《上線時間管理術》作者就會利用一天主題法的方法，譬如星期一都是會議，星期二都是面談等等，避免因為多工的工作型態，看似做很多的事情，但事實上效率很低．

 

管理學大師彼得·杜拉克名言：「如果不管理你的時間，別人就會幫你決定你的時間應該花在哪裡。」

 

重複出現的問題

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》書中還特別提到有一種時間我們很容易忽略，那就是老是相同發生的事情。

這個問題癥結在於制度或方法上不善，所以才會忙於處理這個問題。像是人員過多、資訊不暢、流程過多等等，也都是組織管理不善造成的時間浪費。

總結就是找到問題的關鍵，然後去解決，才是真正的解決之道

 

彼得·杜拉克名言：「如果一個公司常忙得不可開交，就必定是管理不善。」

 

以上就是杜拉克談高效能的 5 個習慣之一 

 

 

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杜拉克談高效能的習慣二：問『我可以有什麼貢獻？』

 

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》書中指出，高效能人士的核心特質之一，就是他們專注於「貢獻」，而非「活動」。許多人每天埋頭苦幹，完成許多工作，但最終對企業或團隊沒有帶來實質影響。

 

真正的高效能者，不會只關注「我該做什麼」，而是問自己：「我的工作如何幫助團隊或組織更進一步？」「我的貢獻可以讓這個組織變得更好嗎？」

 

舉一個例子，不好的思維想的是 ：「我每天回 100 封 Email、開 5 個會議、完成 10 份報告，所以很有生產力！」

高效主管應該問的：「我如何確保這些 Email、會議、報告真正為公司帶來價值？」

 

從兩個維度衡量貢獻度

 

維度一 ：我改善了什麼事情 

思考因為這一件行動，有改變了什麼。

譬如:

我完成了５份報告 就不知道有什麼改變，而是要寫出我的這五份報告，幫助團隊優化決策，提升 10% 效率，

又或是我開了２個會議，要修改成這兩個會儀協助專案提前一個月完成進度。所以思考我這個行動，有改善了什麼樣的事情。

所以《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中提到，身為主管，可以每天問自己三個問題：

1. 在開始工作前，問自己：「我今天要產生什麼影響？」
2. 在結束工作後，問自己：「我剛剛做的事情，產生什麼影響 ？」
3. 在下班之前，問自己：「今天我的時間是否花在最有價值的事情上？」 「如果明天只能做 3 件事，哪些事最重要，會造成什麼影響？」

 

高效能來自「貢獻思維」，而非「完成任務」。如果你的工作不能真正影響結果，那麼你的努力就沒有真正發揮價值！

 

維度二 ：我的貢獻是否真正幫助公司達成目標

如果主管做的事情，找不出改變什麼，但最少一定要做到一件事情，那就是我做的這一件事情，是否幫助公司達到目標，譬如 如果公司最近的重點是「提升顧客滿意度」，那我這件事情，是否有幫助公司投入在提升顧客服務體驗上

所以身為主管要常確認幾件事情：

１．理解公司的核心目標
２．與主管或團隊確認方向
３．設定明確的影響指標

 

以上 從「工作量」思維，轉變為「影響力」思維 ，就是《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中，很重要的核心重點。

 

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杜拉克談高效能的習慣三 ：善用人之所長

 

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中很重要的一句話 : 高效能的管理者能讓每個人發揮所長，產生建設性的成果。

相信很多擔任管理者，一定會想要找到各方面能力都非常有能力的人來擔任，譬如銷售主管，能有好的銷售能力、分析與決策能力，還要有好的人際溝通與管理能力，當然社交公關能力也要很好．只可惜這樣什麼樣都很厲害的人，可能都在別人的公司裡．

但彼得·杜拉克在書中有寫到

 

組織獨一無二的目的，就是讓每個人發揮所長，產生建設性的成果。我們沒有辦法克服每個人的缺點，但是可以讓缺點變得無關緊要。

所以組織的任務，不是如何找到缺點最少的員工，而是如何充分發揮員工的長處，讓組織績效達到最好，因此高效能的管理者要學會，如何高效能的管理者會根據員工的能力來安排職位和決定升遷。

 

那為什麼我們常覺得，下屬做不到我們的期望了，因為多數的管理者，不是知人善任，而是填補職務空缺。所以會先考量職務要求，尋找能填補空缺的人選，而不是把人安排到最好的位置．

 

因此在書中《杜拉克談高效能的 5 個習慣》特別提出，高效管理者要常常思考這四個原則：

 

• 不一定是人的問題，而是職務規劃的問題
• 如何讓每個職務都很重要，讓工作激發員工潛藏的才能
• 著重在員工可以做什麼，而不是職務要他們做什麼
• 明白要用人之長，就必須忍受他的短處

 

以上就是杜拉克談高效能的 5 個習慣之三

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杜拉克談高效能的習慣四：先做最重要的事

 

現在的時代，越來越容易讓我們分心，高效能管理者都先做最重要的事，而且一次只專心做一件事，因此學會「說不」也是高效能管理者要學會的事情。

 

面對什麼樣的事情需要「說不」，《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中提出管理者須要學會問自己的兩個問題：

 

第一.「如果不是已經在做這件事，我們現在還會不會這樣做？」

除非答案是無條件的「會」，否則就應該停止做這件事，或大幅減少這項活動。把資源放在更值得投入的地方，我們常會覺得放棄就好可惜的想法，反而會讓我們浪費資源與時間

 

第二.「如果明天只能做一件事情，那會是什麼事情 ？」

高效管理者會把自己的時間跟精力，放在影響最重要的事情，而不是壓力最大的事情．因為管理者常常會犯了一個錯誤，傾向優先解決昨日的危機，但更重要的是為明日開創新局．著眼於機會，而不是問題

 

彼得·杜拉克 名言：「要決定優先順序，真正重要的不是明智的分析，而是有沒有勇氣」

 

以上就是杜拉克談高效能的 5 個習慣之四

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杜拉克談高效能的習慣五：做有效的決策

 

你會不會以為，一個好的管理者必定是天天忙於做決策，但在管理學大師彼得·杜拉克提到一個很重要的觀念，

高效能管理者不會做很多決策，而會集中心力於重要的決策上。
他們不會只「解決問題」，而會試圖釐清哪些決策是策略性決策，哪些是一般性決策。

所以高效的管理者要學會，什麼時候 應該根據什麼原則來做決策，什麼時候應該務實地視狀況而定。

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》書中提出決策流程五要素，讓我們知道什麼是決策，要做到什麼

決策流程五要素流程

 

1. 這是一個決策，還是一個問題 ? 問題是需要透過建立規則來解決 ?

2. 要明確知道，決策是達成什麼目標 ？決策要解決那個問題 ？

3. 這個決策問題，有哪些限制 ？有哪些妥協、調整和讓步 ？

4. 在決策時，有哪一些方案可執行 ，需要哪些人做哪一些事情 ? (一定要超過兩個方案可以選擇，不然不叫決策)

5. 在執行過程中，如何建立「反饋」系統，來檢驗決策的成效？

從以上可以看得出來，決策是一種判斷，是各種替代方案之間的選擇，所以要著眼於正確的決策，而不是可接受的決策．

所以聆聽相互衝突的各種歧見和認真思考各種替代方案後所產生的理解，是正確決策的基石，因此高效管理者要能夠接受不同的想法意見，需要做的決策也並不是在眾人鼓掌歡呼中產生的，而必須立足於相互衝突的看法、不同觀點的激盪，並在不同的判斷之間有所取捨。

彼得·杜拉克 名言：「除非聽到不同的意見，否則不要輕易決定。」

 

以上就是杜拉克談高效能的 5 個習慣之五

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管理效能的五大習慣總結

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》這本書中，提出管理效能的關鍵在於建立一系列習慣，使管理者能夠更有效地運用時間、專注於貢獻、發揮個人與團隊優勢、確立優先事項，以及做出高效決策。這五大習慣形成一個系統性的管理思維，幫助管理者在組織中發揮最大影響力。

1. 了解自己的時間

管理效能的第一步是掌握自己的時間運用方式。透過記錄並分析時間花費，管理者可以刪除不必要的活動，提升效率。這項習慣不僅幫助個人管理時間，也讓管理者能夠更有效率地利用這一稀缺資源，並定期檢視和調整。

2. 專注於貢獻

高效管理者應將注意力從程序轉向成果，思考自己對組織的貢獻，而非僅僅執行指令或取悅上司。這需要管理者具備高度的自我要求，關心價值與目標，並承擔責任，以確保自身的努力真正為組織帶來實質影響。

3. 善用人之所長

管理效能來自於發掘與運用人的長處，這是一種尊重個人價值的行動態度。透過不斷實踐，管理者能夠將個人能力與組織需求結合，創造雙贏局面。同時，這也是一種持續學習的過程，幫助組織與個人同步成長。

4. 先做最重要的事

這一習慣與時間管理息息相關，強調管理者應將資源與精力投入到最關鍵的目標上。這不僅是提升個人效能，更是確保組織績效的核心。除了處理現有問題，管理者更應著眼於長遠發展，培養遠見、膽識與自主精神，以建立堅實的領導力。

5. 做出有效決策

有效決策的核心是理性行動。管理者無法依賴固定的模式來處理所有問題，可以透過辨識事件型態、設定決策標準、建立優先順序等方法來提升判斷力。決策不僅是一種分析與邏輯過程，更是一種行動的倫理，要求管理者在不確定的環境下做出負責任的選擇。

 

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》這五個習慣相互關聯，共同構築了一個高效管理的系統。透過紀錄時間、專注於貢獻、發揮人之所長、確立優先事項，並做出理性決策，管理者能夠提升個人與組織的績效，發揮真正的影響力。