大部分人管理時間的方式，就像是在趕工清單上的所有事項，試圖「把事情做完」，以為這就是最有效的時間管理方法。但問題是，待辦事項永遠做不完，總有新的任務、新的專案、新的責任接踵而來。

如果我們不學會如何管理時間、決定什麼該做、什麼不該做，就會一直陷入忙碌卻沒有成就感的循環。

今天聽了 Ali Abdaal 分享的 「分診時間管理系統」（Triage System），這是他從醫學訓練中，領悟到的一種時間管理方法，幫助他從醫學生一路走到創業者，同時管理多個事業與寫書。

這個「分診系統」（Triage System）時間管理方法的核心概念很簡單：

不是靠努力把所有事情做完，而是靠正確的順序來完成最重要的事

學會這套時間管理技巧，能讓我們更聰明地規劃時間、提高效率，真正掌控自己的工作與生活。

以上圖片來自於 Ali Abdaal 影片 How I Manage My Time


這套分診時間管理系統有六個關鍵原則，這篇文章會分享給你，希能能幫助你提升時間管理能力，讓有限的時間發揮最大價值。

▌原則 1：時間管理核心不是「做完」，而是「做對」

 

在醫院的急診室，病人並不是按照「先來先服務」的方式安排治療，而是根據病情的嚴重程度來決定誰該優先處理。一個心臟病發作的病人，絕對比扭傷腳踝的病人更需要緊急救治。

這個概念同樣適用於時間管理。我們的待辦事項清單就像急診室的病人，一堆事情在等著處理，但問題是：你應該先做哪一件？

許多人誤以為，只要管理時間得當，就能完成所有待辦事項，但這是不可能的。真正有效的時間管理，不是想辦法「做完所有事」，而是確保最重要的事情先完成。

當我們學會這種時間管理核心觀點，就能確保自己的精力與時間都投資在真正有價值的事情上，而不是被不重要的瑣事牽著走。

▌原則 2：時間管理「每日重置」，確保專注重要的事

在醫院裡，醫生每天都會使用一張全新的待辦清單，寫下當天需要處理的病患狀況，然後在下班前直接銷毀，第二天再重新開始。

這個時間管理技巧的關鍵在於：確保每天都在做最重要的事，而不是被未完成的舊事項綁住。

Ali 受到這個習慣的啟發，設計了「每日重置（Daily Reset）」的時間管理方法：

• 每天開始時，先問自己：「今天最重要的三件事是什麼？」
• 只寫下這三件事，並確保完成它們，其他事情可以等到之後再說。
• 每天用全新的待辦清單，避免被昨天沒完成的事項壓垮。

這樣的時間管理方式不僅能讓我們掌握每日的工作節奏，還能確保時間規劃得更高效，不被繁瑣的低價值任務拖累。

 

▌原則 3：即時分診，根據狀況不斷調整優先順序

即使已經排好今天的行程，計畫還是會變。
在醫院裡，醫生隨時要根據病患的情況變化，來重新安排治療順序。如果某個病患的病情突然惡化，醫生就必須立刻調整優先順序，確保最緊急的病人能夠馬上得到治療。

這個原則適用於時間管理領域：

• 你的待辦事項不是固定不變的，而是需要根據情況即時調整。
• 當天的最優先事項可能會變，如果有更重要的事情出現，就馬上改變計畫。
• 時間管理的關鍵是靈活應對，而不是死守計畫表。

真正有效的時間管理，不是照著固定的清單執行，而是根據當下的情境動態調整優先順序，讓時間發揮最大價值。

 

▌原則 4：「筆記標記法」，追蹤任務進度，提高時間管理效率

在醫院裡，醫生的筆記系統比一般的待辦清單更進一步，他們會在紙上記錄任務的不同狀態，而不只是簡單地打勾。

Ali 借鑑這個做法，設計了一種簡單的任務狀態標記法，適用於時間管理 ：

• ​斜線（/）：任務已開始
• 半填色（▣）：任務進行中
• 全填色（■）：任務完成
• 刪除（X）：不再需要做這件事

這樣的時間管理技巧，能夠幫助我們更有效率地管理任務，不用靠記憶力去追蹤進度，減少腦力負擔，讓每一天的時間規劃變得更有條理。

以上圖片來自於 Ali Abdaal 影片 How I Manage My Time

 

▌原則 5：分清「緊急」與「重要」，提升時間管理能力

時間管理的一個常見錯誤是：我們太容易被「緊急但不重要」的事情牽著走，而忽略了那些「重要但不緊急」的事情。

例如： 回應 email 可能很緊急，但並不總是最重要的事情。
思考長遠的事業發展 可能不緊急，但它對未來的影響更大。 ​

所以，每天在安排任務時，要特別注意

 重要 + 緊急 → 立刻處理

 重要 + 不緊急 → 規劃好時間處理

 不重要 + 緊急 → 盡量減少投入時間

 不重要 + 不緊急 → 直接忽略 ​

 

真正有效的時間管理，就是確保我們的時間花在「重要」的事情上，而不只是被「緊急」的事情干擾。

以上為「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix）

 

▌原則 6：「兩小時黃金法則」，把最重要的事情放在一天的開始

如果你有一件真正重要的事情，千萬不要等到下班後才做。
Ali 發現，人的精力在早晨最高，到了晚上通常已經筋疲力盡。所以，他決定每天早上 先處理最重要的事情，而不是等到工作結束後才來做。

這個時間管理技巧有兩個關鍵點：

• 每天早上先完成最關鍵的事情，避免晚上沒精力去做。
• 如果可能，調整作息來適應這個策略，例如選擇晚班工作，把白天時間留給最重要的事。

透過這種時間管理方式，我們能確保自己的時間被用在最有價值的地方，而不是無意識地消耗在低效的工作上。

 

結語：掌握時間管理的關鍵，讓時間真正為你所用

時間管理的關鍵 不在於如何更快地完成所有事情，而是確保最重要的事情被完成。

如果你經常覺得時間不夠用，試試這套「分診時間管理系統」，這是一種高效且靈活的時間管理技巧，能幫助你更聰明地規劃時間，真正掌控自己的工作與生活。